Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Por Javier Salas | Gestión de Proyectos de Rapid e-Learning

Oct 15

¿POR DÓNDE EMPEZAR?

En el capítulo anterior, ¿Por qué e-Learning?, incidíamos en alguno de los principales beneficios que el e-Learning puede aportar tanto a las organizaciones como a los propios alumnos.

Bien, imaginemos ahora que ya hemos realizado nuestro análisis de viabilidad y hemos decidido que realmente nos interesa implantar e-Learning en nuestra Organización, cualquiera que sea el alcance y la finalidad que persigue. ¿Y ahora qué? ¿Por dónde empezamos?

En el capítulo de hoy comentaremos las principales fases que contempla la implantación del e-Learning, y en sucesivos episodios iremos desarrollando cada una de ellas, por lo menos las más importantes. Comenzamos.

METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DEL e-LEARNING

La metodología de implantación del e-Learning que desarrollamos en TReF contempla 6 fases principales, y si bien algunas podrían considerarse más “obligatorias” que otras, sí que podemos decir que todas contribuyen de alguna forma a reforzar la solidez del programa y a optimizar el resultado final. Es obvio que una vez que el e-Learning esté asentado en una Organización podremos aflojar la correa con alguna de estas medidas o incluso saltarnos alguna de las fases que mencionamos a continuación. He aquí un breve esquema de esta metodología:

Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Metodología de Implantación del e-Learning

Fase de Assessment

La primera fase de la metodología tiene como finalidad principal identificar las variables críticas que pueden incidir positiva o negativamente en la implantación del e-Learning. Hemos de tener en cuenta que el punto de partida nunca será el mismo en todas las organizaciones, e incluso las variables a considerar podrán diferir de unas a otras dependiendo de su naturaleza, dimensiones y estructura organizativa. Así por ejemplo, en grandes y medianas empresas será esencial el compromiso de la Alta Dirección a lo largo de todo el proceso de implantación, ya que normalmente este tipo de iniciativas tienen un fuerte impacto cultural en las personas, y el proceso de cambio debe estar liderado desde las más altas instancias. Por el contrario, normalmente en empresas de pequeño tamaño esta situación no se planteará, pero nos encontraremos en muchas ocasiones con que las tareas relacionadas con RR.HH. están subcontratadas y por tanto no tienen personal cualificado, y más específicamente orientado a la formación, que pueda gestionar el proceso de implantación y darle continuidad en el tiempo.

Estos son sólo dos ejemplos de la diversidad de variables que pueden aparecer y condicionar el éxito de la implantación del e-Learning en las organizaciones, pero en todo caso no debemos preocuparnos demasiado porque como se suele decir, casi todo tiene solución en esta vida. Lo que sí es importante es hacer un buen diagnóstico de la situación y tener contempladas todas estas variables. En realidad, conocer el punto de partida de la Organización nos permitirá dos cosas esencialmente, que son la verdadera razón de ser de esta fase de Assessment:

  • Definir los objetivos estratégicos y operativos que nos permitirán alcanzar el resultado esperado.
  • Establecer un Plan de Acción dirigido a conseguir los objetivos establecidos. Este plan será nuestra “hoja de ruta” que nos guiará a lo largo de todo el proceso de implantación.
Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Fase de Assessment

Fase de Diseño

La segunda fase de la implantación tiene como finalidad principal:

  • Desarrollar la estrategia y la operativa e-Learning que hemos definido en nuestro Plan de Acción.
  • Preparar la Prueba Piloto que nos permitirá asegurarnos de que el camino que estamos siguiendo es el correcto.

Normalmente para la prueba piloto, sobre todo si estamos hablando de grandes organizaciones que presentan una gran diversidad tanto de conocimientos como de colectivos destinatarios, se suele recurrir a generar “situaciones amigables” que, por una parte, nos faciliten la introducción del e-Learning en la Organización, y por otra nos aporten el feedback necesario que nos permita terminar de optimizar nuestra solución. Para ello, debemos dirigir esta primera experiencia hacia un colectivo que en principio tenga una predisposición positiva hacia el uso de nuevas tecnologías (en el caso de pequeñas empresas, hacia personas que tengan este tipo de inquietudes) y además intentar seleccionar unos contenidos que resulten atractivos para el alumno: seguramente comenzar con un curso que hable sobre la “Normativa en la prevención de riesgos laborales” no resulte el mejor argumento para “enganchar” al alumno.

Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Fase de Diseño

Fase de la Prueba Piloto

La tercera fase de esta metodología tiene como finalidad principal:

  • Trasladar al terreno nuestra estrategia e-Learning. Para ello nada mejor que una prueba controlada que nos permita obtener una primera valoración.
  • Analizar los resultados obtenidos, con idea de identificar posibles deficiencias o áreas de mejora.
  • Establecer las medidas correctoras oportunas, que deberemos hacer efectivas con el siguiente lanzamiento.

Si estamos ante nuestra primera tentativa e-Learning, no realizar la prueba piloto o no hacerlo con las premisas apuntadas en la fase anterior, cosa que sucede en muchas ocasiones, suele traer en muchos casos consecuencias negativas para la Organización y pueden provocar que el e-Learning no tenga una buena acogida de inicio. De ahí que insistamos tanto en la importancia de que la primera experiencia que se lleve a cabo debe hacerse con el mayor número de variables “bajo control”. Por último, y en línea con esto, aconsejamos que en casos extremos donde el resultado obtenido esté muy alejado de los objetivos que nos habíamos marcado, seamos capaces de repetir la prueba piloto tantas veces como sea necesario, o de lo contrario es más que probable que nuestra experiencia e-Learning esté abocada al fracaso.

Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Fase Piloto

Fase de Marketing Interno

Una vez realizada la Prueba Piloto y si los resultados has resultado razonablemente satisfactorios, la tercera fase de esta metodología tiene como finalidad principal dar a conocer al público objetivo la iniciativa. Normalmente los destinatarios de la formación serán personas de la propia compañía, por lo que el marketing interno será nuestra mejor herramienta para conseguir los objetivos deseados:

  • Divulgar el proyecto, con especial atención a los colectivos destinatarios y a las direcciones relacionadas. Esta consideración no es trivial: al igual que hemos hablado antes de la necesidad de contar con el apoyo de la alta dirección para definir e impulsar la estrategia del proyecto, a nivel operativo deberemos contar asimismo con el respaldo de las unidades de negocio y las direcciones corporativas para garantizar el correcto desarrollo de la actividad, ya que no hay que olvidar que toda o gran parte de la actividad lectiva se realizará durante la jornada laboral, lo que convierte en crítico que todas las partes implicadas estén, cuando menos, informadas, y nos hayan dado su conformidad.
  • Generar expectación, algo para lo deberemos primero medir bien la relación entre impacto/coste de cada iniciativa que hayamos planificado. No siempre vamos a contar con los medios o el presupuesto adecuado para realizar nuestra “campaña”, por lo que tendremos que valorar y seleccionar muy bien las acciones concretas de difusión que llevaremos a cabo. En cualquier caso, y sea cual sea el camino elegido, deberemos ser capaces de dar a conocer a las partes interesadas cuáles son las bondades del e-Learning y los beneficios que les pueden reportar, todo ello destinado a generar la máxima expectación, entusiasmo y compromiso posibles.
Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Fase de Marketing Interno

Fase de Despliegue de la Actividad

Esta fase hace referencia básicamente a la ejecución del programa e-Learning como tal, lo que a grandes líneas supone:

  • Lanzar el programa, que como cualquier otra actividad, deberá tener unos objetivos, unos contenidos y/o actividades y una fecha de inicio y otra de fin, entre otras.
  • Captar y convocar a los alumnos que participaran en las actividades lectivas.
  • Gestionar la actividad formativa durante su desarrollo, desde el momento de la inscripción de alumnos, pasando por el seguimiento y control de la actividad y la generación de informes de resultados.
  • Prestar los servicios establecidos para garantizar el correcto desarrollo del programa, tales como el soporte técnico, la animación, las tutorías, etc.
Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Fase de Despliegue de la Actividad

Fase de Evaluación

Finalizada la actividad, llega el momento de analizar el recorrido realizado y extraer las conclusiones oportunas; o dicho de otra forma:

  • Evaluar los resultados obtenidos, tanto a nivel global como para cada una de las actividades realizadas, y establecer las acciones de mejora para próximos programas de e-Learning.
  • Certificar y acreditar la formación realizada, con la emisión del diploma correspondiente y la consideración de la actividad en el historial formativo del alumno.
Fases para la Implantación del e-Learning en una Organización

Fase de Evaluación

Con esto finalizamos este capítulo que ha pretendido dar una primera visión de las fases principales que debemos considerar en el desarrollo de cualquier programa e-Learning. Por supuesto que luego cada situación reunirá una serie de particularidades que aconsejarán incidir más en unas fases que en otras, obviar otras o reforzar actividades muy concretas, pero esto ya exigirá un análisis mucho más profundo. Como hemos comentado ya en otras ocasiones, recordarte que puedes consultar gratuitamente y sin compromiso con nosotros bien por teléfono o a través de nuestro formulario de contacto.

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